Privacybeleid

1. Inleiding

Stichting Musical Stella Duce (hierna: "wij", "ons" of "SMSD") respecteert je privacy en verwerkt persoonsgegevens zorgvuldig en in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en overige toepasselijke wetgeving. Dit privacybeleid legt uit welke persoonsgegevens wij via het Backstage-platform (website, app, ticketshop, webshop, photobooth en gerelateerde diensten) verzamelen, waarom wij dat doen, en welke rechten je hebt.

2. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen in dit privacybeleid is:

Stichting Musical Stella Duce
Gevestigd te Venlo
KvK-nummer: 14127060
Telefoon: 077-2340222
E-mail: hallo@smsd.nl
Website: www.stichtingmusicalstelladuce.nl

3. Voor wie geldt dit beleid?

Dit privacybeleid geldt voor iedereen van wie wij via Backstage gegevens verwerken, waaronder:

• Deelnemers (leden) en hun ouders, verzorgers of voogden
• Medewerkers, docenten, vrijwilligers en andere gebruikers met een account
• Bezoekers en kopers in de ticketshop
• Klanten van de webshop
• Contactpersonen bij photobooth-boekingen en offertes
• Overige bezoekers van onze website of app

4. Welke gegevens verzamelen wij?

Afhankelijk van hoe je Backstage gebruikt, kunnen wij de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:

4.1 Account- en inloggegevens

• Naam, e-mailadres en wachtwoord (versleuteld opgeslagen via onze authenticatieprovider)
• Rol of functie binnen de organisatie (bijv. deelnemer, docent, medewerker, beheerder)
• Geselecteerd account of organisatiecontext en sessiegegevens

4.2 Deelnemers- en relatiegegevens

• Naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres
• Geboortedatum en groep-/lesindeling
• Contactgegevens van ouder(s)/verzorger(s) bij minderjarigen
• Aanwezigheid bij repetities, lessen en voorstellingen; rolverdeling
• Notities die medewerkers of docenten vastleggen in het kader van begeleiding
• Profielfoto (indien geüpload)

4.3 Bijzondere persoonsgegevens (medisch)

Waar nodig voor veilige deelname kunnen wij allergieën en medische condities vastleggen. Dit zijn bijzondere categorieën persoonsgegevens. Wij verwerken deze alleen wanneer dat noodzakelijk is voor de bescherming van de betrokkene of op basis van uitdrukkelijke toestemming (of een andere geldige grondslag onder de AVG), en met passende toegangsbeperkingen.

4.4 Ticketshop

• Contactnaam, e-mailadres en (optioneel) telefoonnummer
• Bestelgegevens: voorstelling, stoelen of aantallen, bedragen, orderstatus
• Betaalgegevens via onze betaaldienstverlener (wij slaan geen volledige kaart- of bankgegevens op; wel o.a. betaalreferenties en status)

4.5 Webshop en uitgifte

• Bestel- en leveringsgegevens, inclusief eventuele gastcheckout-gegevens
• Factuurgegevens, betaalstatus en eventuele machtigings- of credietinformatie

4.6 Abonnementen, contributie en declaraties

• IBAN, naam rekeninghouder en gerelateerde incasso-/factuurgegevens
• Declaratiegegevens van medewerkers (o.a. bedragen, omschrijving, IBAN voor uitbetaling)

4.7 Photobooth

• Naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres van contactpersonen
• Boekings-, offerte- en factuurgegevens, inclusief eventlocatiecontacten

4.8 Communicatie

• E-mail- en (waar van toepassing) SMS-berichten die wij via het platform versturen of ontvangen
• Correspondentie die je met ons voert (bijv. via hallo@smsd.nl)

4.9 Technische en cookiegegevens

• Noodzakelijke cookies en lokale opslag voor inloggen, sessies en voorkeuren
• Analyticsgegevens (alleen als je trackingcookies accepteert), zie ook artikel 11

5. Doeleinden en rechtsgrondslagen

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doelen, op de genoemde grondslagen:

• Uitvoering van de overeenkomst — accounts, lessen/activiteiten, abonnementen, ticket- en webshopbestellingen, photobooth-boekingen, communicatie daarover (AVG art. 6 lid 1 onder b).
• Wettelijke verplichting — o.a. administratie- en bewaarplichten voor financiële administratie (AVG art. 6 lid 1 onder c).
• Gerechtvaardigd belang — o.a. beveiliging van het platform, fraudepreventie, interne organisatie en verbetering van diensten, voor zover jouw belangen niet zwaarder wegen (AVG art. 6 lid 1 onder f).
• Toestemming — o.a. optionele analyticscookies en waar vereist voor bepaalde communicatie of beeldgebruik. Toestemming kun je intrekken zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór intrekking (AVG art. 6 lid 1 onder a).
• Bijzondere (medische) gegevens — alleen waar toegestaan onder AVG art. 9, typisch op basis van uitdrukkelijke toestemming of omdat verwerking noodzakelijk is om vitale belangen te beschermen / veilige deelname mogelijk te maken. Toegang is beperkt tot personen die dit voor hun taak nodig hebben.

6. Minderjarigen

Backstage wordt veel gebruikt in het kader van activiteiten voor minderjarige deelnemers. Gegevens van minderjarigen verwerken wij in het kader van hun deelname, meestal via of in afstemming met ouder(s), verzorger(s) of voogd. Rechten onder dit privacybeleid kunnen namens een minderjarige worden uitgeoefend door de wettelijke vertegenwoordiger, tenzij de wet anders bepaalt.

7. Delen met derden

Wij verkopen je persoonsgegevens niet. Wij kunnen gegevens delen met:

• Verwerkers die ons helpen het platform te leveren, onder verwerkersovereenkomsten, waaronder onder meer:
  • Supabase — hosting, database en authenticatie
  • Vercel — hosting van de website/applicatie
  • Mollie — betalingsverwerking
  • SendGrid — e-mailverzending
  • Google Analytics — websiteanalyse (alleen met jouw toestemming)
• Derden wanneer dat nodig is om aan een wettelijke verplichting te voldoen
• Derden met jouw toestemming, of wanneer dat nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst met jou

Binnen SMSD hebben alleen personen toegang tot persoonsgegevens voor zover dat nodig is voor hun rol of taak.

8. Doorgifte buiten de EER

Sommige dienstverleners kunnen persoonsgegevens (ook) verwerken buiten de Europese Economische Ruimte. Waar dat gebeurt, zorgen wij voor passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of standaardcontractbepalingen, voor zover wettelijk vereist.

9. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor de doelen waarvoor ze zijn verzameld, of zolang wet- of regelgeving dat vereist. Richtlijnen:

• Accountgegevens: zolang je account actief is, en daarna zo lang als nodig voor afronding, geschillen of wettelijke plichten
• Financiële en administratieve gegevens (facturen, betalingen, incasso, declaraties): doorgaans tot 7 jaar, conform fiscale en administratieve bewaarplichten
• Ticket- en webshopbestellingen: zolang nodig voor uitvoering, klantenservice en wettelijke bewaarplichten
• Medische gegevens: zolang relevant voor veilige deelname, en worden verwijderd of geanonimiseerd wanneer niet langer nodig
• Cookies / analytics: volgens de instellingen van de betreffende dienst en jouw cookietoestemming

10. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, verlies, vernietiging of wijziging. Denk aan versleutelde verbindingen, toegangscontrole op basis van rollen, en beveiligde opslag via onze dienstverleners. Geen enkel systeem is 100% veilig; bij een datalek handelen wij volgens de wettelijke meldplichten.

11. Cookies

Wij gebruiken cookies en vergelijkbare technieken. Er zijn twee soorten:

11.1 Noodzakelijke cookies

Deze zijn nodig om Backstage te laten werken, bijvoorbeeld voor inloggen, sessies en het onthouden van voorkeuren. Zonder deze cookies kun je (delen van) het platform niet gebruiken.

11.2 Analytics cookies (optioneel)

Met jouw toestemming gebruiken wij Google Analytics om te begrijpen hoe bezoekers de website gebruiken. Je kunt Backstage gebruiken zonder deze cookies te accepteren. Je kunt je keuze later wijzigen via de cookie-instellingen.

12. Jouw rechten

Je hebt onder de AVG onder meer de volgende rechten:

• Inzage — opvragen welke gegevens wij van je verwerken
• Rectificatie — onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren
• Verwijdering — in bepaalde gevallen vragen om wissen ("recht op vergetelheid")
• Beperking — in bepaalde gevallen de verwerking laten beperken
• Bezwaar — bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang
• Gegevensoverdraagbaarheid — je gegevens in een gangbaar formaat ontvangen
• Intrekken van toestemming — waar verwerking op toestemming berust

Om deze rechten uit te oefenen, mail naar hallo@smsd.nl. Wij reageren binnen de wettelijke termijnen. Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

13. Wijzigingen

Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen, bijvoorbeeld als wetgeving of onze diensten wijzigen. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met de datum van de laatste update. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij je waar redelijkerwijs mogelijk (bijvoorbeeld via de website of per e-mail).

14. Contact

Voor vragen over dit privacybeleid of over hoe wij met je gegevens omgaan:

Stichting Musical Stella Duce
E-mail: hallo@smsd.nl
Telefoon: 077-2340222